Política de privacidad y tratamiento de datos personales de Abitmedia S.A.

1. INTRODUCCIÓN

Abitmedia S.A. (en adelante referida como «Abitmedia») es una empresa constituida conforme a las leyes ecuatorianas, con sede en Ecuador y una experiencia de 15 años en la administración de medios de pago, canales electrónicos, facturación electrónica, CRM y firmas electrónicas. Nos enfocamos en brindar soluciones a pequeñas, medianas empresas e instituciones.

Abitmedia se compromete a mantener los más altos estándares de seguridad para garantizar la transparencia y el uso adecuado de los datos personales que se recolecten y administren, ya sea de terceros, colaboradores, contrapartes, etc. (en adelante, el TITULAR), así como aquellos que se recolecten en el futuro.

Reconociendo la importancia del tratamiento de la información personal del TITULAR, Abitmedia se compromete a llevar a cabo dicho tratamiento bajo los principios y directrices establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante, LOPD), publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 459. En consecuencia, se establecerán los propósitos para el manejo de la información obtenida a través de los diversos canales que Abitmedia pone a disposición.

2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Los Datos Personales del Titular son recolectados y tratados por el Responsable con la finalidad de permitirle llevar a cabo el objeto social de ABITMEDIA, (Actividades de diseño de la estructura y el contenido de los elementos siguientes (y/o escritura del código informático necesario para su creación y aplicación): programas de sistemas operativos (incluidas actualizaciones y parches de corrección), aplicaciones informáticas (..), bases de datos y páginas web.) por ello es indispensable recolectar, almacenar y utilizar los datos personales, para en esencia conocer la naturaleza del servicio que se le prestará y también para remitir las facturas correspondientes a los servicios prestados.

Adicionalmente, con el consentimiento válido y expreso del Titular, ABITMEDIA podrá contactarlo por medio de [llamadas telefónicas, SMS, correos electrónicos u otros medios equivalentes], para enviarle publicidades, promociones, informativos generales.

Entre otras finalidades están:

1. Recabar los datos personales de los Usuarios a fin de brindarles el servicio contratado.
2. Utilizar, almacenar y tratar la información recabada a los Usuarios, incluido los datos personales, para proporcionar, comprender, mejorar y para crear y mantener un entorno de confianza y con mejores condiciones de seguridad.
3. Entablar comunicación con el Titular por videollamadas, llamadas telefónicas, correo electrónico, chats en línea.
4. Validar y/o verificar la identidad.
5. Dar cumplimiento a los derechos y a las obligaciones legalmente establecidas, así como verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
6. Para procesar sus compras.
7. Dar seguimiento a sus pedidos de productos y/o servicios adquiridos.
8. Brindarle cualquier tipo de asesoría que nos solicite en relación a nuestros productos y servicios.
9. Dar cumplimiento a las reglas de negocio.
10. Dar Seguimiento a sus consultas, quejas, y/o sugerencias.
11. Permitir una comunicación eficaz y dar mayor agilidad a sus solicitudes.
12. Gestionar y atender las solicitudes de contacto llevadas a cabo por parte del usuario, bien a través de las direcciones de correo electrónico corporativas u otras formas de contacto que se indiquen.
13. Remitir periódicamente información comercial y/o promocional relacionada con el sector de servicios contratados y de valor añadido para los usuarios finales, medios electrónicos y/o convencionales, salvo que se indique lo contrario o el usuario se oponga o revoque su consentimiento.
14. Realizar encuestas de calidad y satisfacción relativas a la calidad y satisfacción con los servicios proporcionados por ABITMEDIA, así como para llevar a cabo análisis de los informes y estadísticas obtenidos de las respuestas.
15. Elaborar un perfil comercial en base a la información proporcionada por el usuario a ABITMEDIA a fin de enviarle comunicaciones comerciales personalizadas sobre los servicios ofrecidos por ABITMEDIA. El usuario podrá oponerse en cualquier momento a que sus datos sean tratados con esta finalidad por parte de ABITMEDIA y aquello no afectará su relación comercial con ABITMEDIA.

3. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El Responsable del tratamiento de los datos es:

La Delegada de Protección de Datos Personales de la Compañía será la encargada de recibir las peticiones de los Titulares de los Datos Personales para el ejercicio de sus derechos, realizará el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

4. DE LOS DATOS PERSONALES:

Consentimiento Del Titular

El Titular garantiza que posee la plena capacidad legal para aceptar lo dispuesto en la Política y será enteramente responsable de esta declaración y del acceso y correcto uso de la Página web.
El Titular manifiesta que la presente Política de Tratamiento de Datos le ha sido dada a conocer por el Responsable, haber leído, entendido y acordado los términos expuestos en este documento, por lo que otorga su consentimiento respecto del tratamiento de los Datos Personales provistos. El Titular autoriza al Responsable para el tratamiento de los datos personales que suministre voluntariamente, a través de formularios y/o contratos generados, cualquier solicitud de información, relación negocial, precontractual o contractual, sean estos físicos u obtenidos mediante videollamadas, llamadas telefónicas, correo electrónico, chats en línea, y que pueden incluir Datos Personales sensibles, financieros, entre otros.

La Autorización siempre se regirá por los principios establecidos en la ley y en esta política. ABITMEDIA no requerirá Autorización cuando la ley así se lo permita.

El titular manifiesta que, los datos proporcionados a ABITMEDIA se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad para la que los datos fueron recabados. El Titular entiende que puede solicitar información sobre el tratamiento de sus datos, pudiendo ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante ABITMEDIA.

El titular autoriza a que ABITMEDIA pueda compartir sus datos personales con terceros con los que elija vender, transferir, o fusionar parte de su negocio o sus activos, si se produce un cambio de su negocio, los nuevos propietarios podrán utilizar sus datos personales de la misma manera en la que se encuentra autorizado hacia ABITMEDIA a través de este contrato y de su política de Tratamiento de Datos

La entrega de los datos personales solicitados es necesaria para la prestación de nuestros servicios, la facturación y el cumplimiento de obligaciones legales. La negativa a suministrar los datos marcados como obligatorios imposibilitará que ABITMEDIA S.A. pueda gestionar la relación contractual o comercial con usted.

Fuentes de recolección de datos personales:

1. Datos entregados por el titular de datos personales;
2. Datos generados como consecuencia contractual;
3. Datos inferidos;
4. Datos procedentes de terceros.

¿Cuáles son las modalidades para el tratamiento de datos personales?

• Datos entregados por el titular de manera directa punto a punto, o telefónicamente: El titular de derechos entrega datos identificativos (nombre, apellidos, cédula, teléfono, correo electrónico, ciudad, domicilio, etc.)
• Datos generados como consecuencia contractual: Los datos personales del titular son obtenidos conforme al desarrollo, mantenimiento o inicio de la relación entre este con ABITMEDIA.
• Datos procedentes de terceros: Los terceros pueden ser pertenecientes al sector público o privado, de información pública o de fuentes de acceso público (información procedente de registros públicos, diarios y boletines oficiales, repertorios telefónicos, listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales, redes sociales, etc.).

¿De dónde se recopilan los datos personales?

1. Información entregada a la empresa
2. Redes sociales
3. Mediante el intercambio de correos electrónicos.
4. A través de llamadas telefónicas.
5. Mediante facturas de compra.
6. Mediante WhatsApp.
7. Mediante el formulario de ejercicio de derechos de la compañía.
8. Mediante las transmisión o transferencia por parte de aliados estratégicos.
9. Cookies:

¿Cuándo se utilizan sus datos personales?

Sólo usaremos sus datos personales, cuando la ley nos lo permita. Por lo general, utilizaremos sus datos personales en las siguientes circunstancias.

1. Cuando debamos ejecutar el contrato, que estamos a punto de celebrar o que hayamos celebrado con usted.
2. Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o aquellos de terceros) y sus intereses y derechos fundamentales no prevalezcan sobre esos intereses.
3. Cuando necesitemos cumplir con una obligación legal u orden judicial.

¿Para qué tratamos los datos personales?

Finalidad del Tratamiento de los Datos

Abitmedia lleva a cabo el tratamiento de los datos personales del TITULAR de acuerdo con lo establecido en este documento:

1. Clientes potenciales:

La información recibida de los clientes potenciales de ABITMEDIA se utilizará con las siguientes finalidades:

1. • A través de formularios y canales de comunicación, la información del TITULAR será utilizada con fines publicitarios relacionados con los servicios, aplicaciones y promociones que ABITMEDIA ofrece.
2. Clientes actuales

La información proporcionada por el TITULAR a ABITMEDIA se considera confidencial y solo se revelará con la autorización previa del TITULAR o cuando lo solicite la Autoridad Competente. Las finalidades de esta información son las siguientes:

Gestionar las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales, lo que incluye el seguimiento comercial, mantenimiento y renovación de clientes.

• Actualizar la información sobre los servicios contratados.
• Compartir información de interés general sobre los servicios adquiridos, como actualizaciones y noticias.
• Notificar sobre interrupciones en los servicios o productos.
• Solicitar retroalimentación sobre los servicios adquiridos.
• Proporcionar servicio de asistencia a nuestros clientes y ofrecer soluciones a problemas relacionados con los servicios.
• Corroborar cualquier requisito durante la ejecución del contrato de servicios.
• Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades como envío de mercancía, cumplimiento y tramitación de garantías, entre otros.
• Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
• Cumplir con las normativas financieras determinadas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Enviar invitaciones a eventos, como pódcast y webinars, ya sean presenciales o virtuales, que ABITMEDIA pretende ofrecer con contenido valioso para sus clientes.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

La información no será objeto de Tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

3. Suscriptores de Contenido de Interés:

1. 1. Recibir información de carácter informativo y educativo.
   2. Obtener detalles sobre ofertas comerciales y servicios proporcionados por ABITMEDIA.
   3. Obtener detalles sobre ofertas comerciales y servicios proporcionados por ABITMEDIA.
   4. Participar en la promoción de la marca ABITMEDIA a través de redes sociales, correos electrónicos y mailings.
   5. Recibir correos electrónicos informativos que contienen tendencias y productos de interés para el suscriptor.
   6. Recibir invitaciones a eventos, como pódcast, webinars, entre otros, tanto presenciales como virtuales, que ABITMEDIA planea ofrecer con contenido significativo para sus suscriptores.

   En el caso de que los suscriptores no deseen continuar recibiendo estas notificaciones, podrán darse de baja utilizando el enlace proporcionado al final de cada correo, identificado como “Cancelar Suscripción”.

4. Colaboradores y empleados

La información proporcionada por los colaboradores y empleados de ABITMEDIA se considera confidencial y será utilizada con las siguientes finalidades:

1. Facilitar el intercambio de información corporativa relevante para el desempeño de las funciones del empleado.
2. Garantizar una relación efectiva entre ABITMEDIA y sus colaboradores.
3. Gestionar los procesos de recursos humanos establecidos por ABITMEDIA.
4. Cumplir con las obligaciones impuestas por el Ministerio de Relaciones Laborales y el IESS.
5. Emitir contratos relacionados con la vinculación del TITULAR con ABITMEDIA.
6. Administrar memorandos, advertencias o procedimientos disciplinarios.
7. Contactar a familiares en caso de emergencias.
8. Supervisar las funciones desempeñadas por los empleados.
9. Cumplir con las regulaciones del SRI en caso de que el TITULAR deba relacionarse con esta entidad.
10. Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

ABITMEDIA gestionará una carpeta por cada empleado que contenga su información personal, con acceso restringido y únicamente con el propósito de administrar la relación contractual entre ABITMEDIA y el empleado.

Al finalizar la relación laboral, ABITMEDIA procederá a almacenar todos los datos personales obtenidos durante el proceso de selección y la documentación generada durante la relación laboral en un archivo central con acceso restringido. En todo momento, se aplicarán medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral podría contener datos sensibles.

En ningún caso, la información será objeto de tratamiento por un período superior a diez (10) años a partir de la finalización de la relación laboral, salvo circunstancias legales o contractuales que requieran el manejo de la información

5. Socios y accionistas

La información proporcionada por los socios y accionistas de ABITMEDIA se considera confidencial y será utilizada con las siguientes finalidades:

1. Enviar invitaciones adecuadas a eventos organizados por ABITMEDIA y, en general, mantener un contacto con el accionista.
2. Emitir certificados y documentos relacionados con el nombramiento del titular como socio de ABITMEDIA.
3. Cumplir con las regulaciones establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI) en caso de que el TITULAR deba interactuar con esta entidad.
4. Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

La información del TITULAR no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo en que la persona sea accionista o socio de ABITMEDIA. En caso de que exista alguna razón legal o contractual, se conservará durante el tiempo necesario para completar los procesos pertinentes.

6. Visitantes

La información proporcionada por los visitantes de ABITMEDIA se considera confidencial y será utilizada con las siguientes finalidades:

1. Facilitar el acceso a las instalaciones de ABITMEDIA para aquellos individuos autorizados, mientras se restringe el ingreso a quienes carezcan de dicha autorización.
2. Salvaguardar la seguridad tanto del titular como del equipo de ABITMEDIA.
3. Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

En ningún caso la información será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año a partir de su recopilación.

7. Videovigilancia

Se recopilan datos biométricos, catalogados como sensibles, de empleados, colaboradores, funcionarios y visitantes mediante cámaras de vigilancia, los cuales se almacenan en una Base de Datos considerada confidencial. Estos datos únicamente serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales se utilizan estos datos son las siguientes:

1. Garantizar la seguridad y el acceso autorizado a las instalaciones.
2. Controlar el cumplimiento de políticas internas de seguridad y protección de activos.
3. Facilitar la identificación y autenticación de individuos en situaciones críticas o de emergencia.
4. Cumplir con obligaciones legales y regulatorias establecidas por las autoridades competentes.
5. Salvaguardar la integridad y la confidencialidad de la información almacenada en la Base de Datos biométrica.
6. Facilitar entornos laborales seguros para el desarrollo de actividades laborales de la compañía.
7. Supervisar el acceso, la permanencia y la salida de empleados y contratistas en las instalaciones de la compañía.
8. Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

En ningún caso la información será objeto de tratamiento por un período superior a un (90) días a partir de su recopilación.

8. Usuarios Indirectos

Se considerará usuario indirecto de ABITMEDIA a un titular que, a través de un tercero, utilice alguno de nuestros servicios como PAGOMEDIOS, PAGOMOVIL FACTURASOFT, AURORA CRM, FIRMAS ELECTRÓNICAS ECUADOR.

1. PAGOMEDIOS

ABITMEDIA recopilará los siguientes datos para el procesamiento de transacciones y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de ellas:

• Información del TITULAR para determinar la identidad del pagador:
• Nombre completo
• CI identificación del comprador y/o pagador.
• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico
• Información financiera del tarjetahabiente
• Número de la tarjeta
• Nombre del tarjetahabiente
• Fecha de expiración de la tarjeta
• Dirección de IP desde el lugar que se realiza el pago de la transacción, esta será utilizada únicamente como política de control para validar la transacción a pagar.
• Correo electrónico para enviar el comprobante de pago.

La recolección de estos datos es necesaria para el reconocimiento o defensa en un proceso judicial. Bajo este criterio, los datos recolectados del TITULAR que realicen pagos utilizando los servicios de PAGOMEDIOS tendrán las siguientes finalidades:

• Procesar adecuadamente las transacciones
• Realizar las validaciones de seguridad transaccional con el fin de evitar fraudes a los tarjetahabientes.
• Responder a requerimientos legales en investigaciones judiciales o administrativas.
• Cumplir con los contratos o convenios de afiliación de sistemas de tarjetas de crédito suscritos entre comercios y entidades representantes de franquicias.
• Utilizar los datos personales para proporcionar atención al cliente y soporte técnico a los usuarios en caso de problemas o consultas relacionadas con los pagos. Esto implica recopilar información sobre las transacciones y resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el proceso de pago.
• Compartir la información del titular con redes financieras y organismos reguladores según lo solicitado por la ley, así como con los respectivos comercios proveedores del producto y/o servicio adquirido para la resolución de la compra y la entrega del producto.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

2. PAGOMOVIL

ABITMEDIA recopilará los siguientes datos para el procesamiento de transacciones y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de ellas:

• Información del TITULAR para determinar la identidad del pagador:
• Nombre completo
• CI identificación del comprador y/o pagador.
• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico
• Información financiera del tarjetahabiente
• Número de la tarjeta
• Nombre del tarjetahabiente
• Fecha de expiración de la tarjeta
• Dirección de IP desde el lugar que se realiza el pago de la transacción, esta será utilizada únicamente como política de control para validar la transacción a pagar.
• Correo electrónico para enviar el comprobante de pago.

La recolección de estos datos es necesaria para el reconocimiento o defensa en un proceso judicial. Bajo este criterio, los datos recolectados del TITULAR que realicen pagos utilizando los servicios de PAGOMÓVIL tendrán las siguientes finalidades:

• Procesar adecuadamente las transacciones
• Realizar las validaciones de seguridad transaccional con el fin de evitar fraudes a los tarjetahabientes.
• Responder a requerimientos legales en investigaciones judiciales o administrativas.
• Cumplir con los contratos o convenios de afiliación de sistemas de tarjetas de crédito suscritos entre comercios y entidades representantes de franquicias.
• Utilizar los datos personales para proporcionar atención al cliente y soporte técnico a los usuarios en caso de problemas o consultas relacionadas con los pagos. Esto implica recopilar información sobre las transacciones y resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el proceso de pago.
• Compartir la información del titular con redes financieras y organismos reguladores según lo solicitado por la ley, así como con los respectivos comercios proveedores del producto y/o servicio adquirido para la resolución de la compra y la entrega del producto.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

3. FACTURASOFT

ABITMEDIA recopilará los siguientes datos para la emisión de documentos electrónicos y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de ellas:

• Información del TITULAR para determinar la identidad cliente:
• Tipo
• País
• Provincia
• Cuidad
• Tipo de documento
• Nombre comercial
• Nombre completo
• CI identificación del comprador.
• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico

La recolección de estos datos es necesaria para el reconocimiento o defensa en un proceso judicial. Bajo este criterio, los datos recolectados del TITULAR a quienes se emitirá documentos electrónicos por medio del servicio de FACTURASOFT tendrán las siguientes finalidades:

• Utilizar los datos personales para cumplir con las obligaciones tributarias y contables establecidas por las autoridades competentes.
• Emitir documentos electrónicos para registrar y formalizar transacciones comerciales entre la empresa y sus clientes, proveedores u otras partes involucradas.
• Los datos personales se utilizan para registrar y llevar un seguimiento de las operaciones comerciales realizadas por la empresa. Esto implica la emisión de facturas por ventas, notas de crédito por devoluciones o ajustes, notas de débito por cargos adicionales, retenciones por impuestos retenidos en la fuente y guías de remisión para el transporte de bienes.
• Los datos personales se utilizan para proteger los derechos legales de la empresa en caso de disputas comerciales, auditorías fiscales u otras situaciones legales que requieran documentación detallada de las transacciones. Esto incluye la utilización de documentos electrónicos como evidencia en procesos legales.
• Los datos personales se utilizan para brindar atención al cliente y resolver reclamos relacionados con la emisión de documentos electrónicos. Esto incluye la corrección de errores en la emisión de facturas, la gestión de devoluciones o cambios, y la resolución de problemas relacionados con la entrega de productos o servicios.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

4. AURORA CRM

ABITMEDIA recopilará los siguientes datos para la creación de oportunidades y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de ellas:

• Información del TITULAR para determinar la identidad oportunidad:
• Nombre completo
• Dirección
• Teléfono
• Correo electrónico

La recolección de estos datos es necesaria para el reconocimiento o defensa en un proceso judicial. Bajo este criterio, los datos recolectados del TITULAR a quienes se les determinara como OPORTUNIDAD del servicio AURORA CRM tendrán las siguientes finalidades:

• Utilizar los datos personales para mantener un registro organizado de los clientes actuales y potenciales, así como de los contactos asociados con ellos. Esto incluye información como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y detalles de contacto.
• Registrar y hacer un seguimiento de todas las interacciones con los clientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y eventos. Esto ayuda a mantener un historial completo de la comunicación y las actividades relacionadas con cada cliente.
• Utilizar los datos personales para personalizar la experiencia del cliente, brindando un servicio más eficiente y adaptado a sus necesidades individuales.
• Utilizar los datos personales para realizar análisis y segmentación de clientes, identificando patrones de comportamiento, preferencias y necesidades comunes entre grupos de clientes. Esto permite dirigir estrategias de marketing y ventas de manera más efectiva.
• Utilizar los datos personales para automatizar procesos comerciales, como el seguimiento de clientes potenciales, la programación de citas y la gestión de campañas de marketing. Esto ayuda a mejorar la eficiencia operativa y a maximizar el tiempo y los recursos disponibles.
• Utilizar los datos personales para generar informes y realizar análisis de rendimiento, evaluando la efectividad de las estrategias de ventas y marketing, así como la satisfacción del cliente.
• Utilizar los datos personales de acuerdo con las normativas y regulaciones aplicables en materia de protección de datos, garantizando su seguridad, privacidad y confidencialidad.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

5. FIRMAS ELECTRÓNICAS ECUADOR

ABITMEDIA recopilará los siguientes datos para la emisión de firmas electrónicas y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de ellas:

• Información del TITULAR para determinar la identidad:
• Cédula de identidad
• País de nacimiento
• Nombre completo
• Apellido completo
• Email
• Celular
• Provincia
• Parroquia
• Dirección
• Teléfono convencional
• Fotocopia cédula de identidad
• Foto de identidad tipo selfie
• Video de identificación de identidad
• Copia de RUC

La recolección de estos datos es necesaria para el reconocimiento o defensa en un proceso judicial. Bajo este criterio, los datos recolectados del TITULAR a quienes se les determinara como SOLICITANTE del servicio FIRMAS ELECTRÓNICAS ECUADOR tendrán las siguientes finalidades:

• Identificación del Usuario: Los datos personales pueden ser utilizados para identificar al usuario que está generando la firma electrónica. Esto ayuda a garantizar la autenticidad de la firma y vincularla a una persona específica.
• Validación de la Identidad: Al utilizar datos personales para generar una firma electrónica, se puede validar la identidad del firmante al verificar que los datos coincidan con la información proporcionada previamente y almacenada de forma segura.
• Emisión de la firma electrónica: La información personal será transferida a la entidad certificadora ANF para la emisión del archivo de su firma electrónica.
• Envió de contratos: Se enviará el contrato de validez correspondiente a la solicitud de su firma electrónica.
• Permitir auditorías e intervenciones realizadas por entidades internas o externas.

9. Tratamiento de datos sensibles.

Se consideran datos sensibles aquellos que puedan afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación. Esto incluye información que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político, así como datos relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos. Los datos tendrán las siguientes finalidades:

1. Los datos sensibles relacionados con la salud se utilizan para proporcionar atención médica adecuada en caso de emergencias.
2. Los datos biométricos y otros datos sensibles se utilizan para garantizar la seguridad y protección de personas y lugares, mediante sistemas de identificación y control de acceso.
3. En el ámbito laboral, los datos sensibles pueden ser utilizados para gestionar aspectos relacionados con la salud y seguridad ocupacional de los empleados, así como para el cumplimiento de normativas laborales y para la evaluación de aptitudes en determinados puestos de trabajo.

10. Tratamiento de datos sensibles.

ABITMEDIA recolecta y procesa los datos personales de los hijos menores de edad de sus empleados, exclusivamente con el propósito de:

1. Cumplir con las obligaciones establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, especialmente en lo que respecta al cuidado de los hijos de los empleados, garantizando el acceso a sus derechos fundamentales, como el derecho a la salud y al tiempo de recreación.

En todo caso, ABITMEDIA recolecta, cuando corresponda, la autorización respectiva para el tratamiento de los datos, siempre considerando el interés superior del menor y el respeto por los derechos prioritarios de los niños, niñas y adolescentes. Además, se implementan medidas de seguridad adecuadas para proteger esta información.

4.1 Seguridad y protección de datos.

ABITMEDIA asegura un estándar sólido de seguridad de la información al adherirse a los protocolos ISO, los cuales delinean los procedimientos que la empresa debe seguir para salvaguardar tanto la información en medios digitales como físicos. Esto garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

El titular de los datos debe ser consciente de que las medidas de seguridad digital no son infalibles. Por lo tanto, es fundamental que tome las precauciones necesarias, como mantener medidas adecuadas de seguridad en sus equipos o dispositivos móviles, evitar proporcionar sus datos personales en sitios fraudulentos, no compartir sus claves o contraseñas con terceros, ni acceder a sitios no seguros, ni realizar acciones que puedan comprometer la seguridad de sus datos:

Procesos en caso de vulneración de los datos:

• Evaluación de la situación internamente.

El departamento responsable procederá a validar el estado actual de la información con el fin de determinar la magnitud de la vulnerabilidad, los datos implicados y la naturaleza de la brecha de seguridad comprometida.

• Reunión de los equipos internos.

El equipo de seguridad de la información y el departamento legal se reunirán para analizar las implicaciones tanto legales como técnicas de la filtración.

Las acciones técnicas incluyen:

• Identificar y aislar la causa raíz de la vulneración para evitar una mayor exposición de datos.
• Realizar un análisis exhaustivo de los sistemas afectados para comprender la magnitud de la brecha y determinar qué datos han sido comprometidos.
• Aplicar parches de seguridad y actualizaciones de software en los sistemas afectados para cerrar las posibles brechas de seguridad y prevenir futuros ataques similares.
• Restaurar los datos desde copias de seguridad limpias y no comprometidas para recuperar la integridad de la información afectada.
• Establecer sistemas de monitoreo continuo para detectar actividades sospechosas y posibles intrusiones en tiempo real.
• Evaluar y restringir los accesos y privilegios de usuario para reducir la superficie de ataque y prevenir futuras vulneraciones.
• Cumplir con las regulaciones de notificación de brechas de datos al informar a las autoridades competentes y a los TITULARES afectados sobre la vulneración y las medidas tomadas para remediarla.
• Plan de comunicación

Una vez completados todos los procesos internos de evaluación, es crucial elaborar un plan de comunicación detallado que presente la información de manera clara y comprensible para los titulares de los datos. Este plan debe explicar las medidas que se están implementando para remediar la situación actual y garantizar la protección de los datos en el futuro. Se deben proporcionar recursos para proteger sus datos, como la opción de cambiar las contraseñas de los perfiles, y se debe ofrecer un punto de contacto al que los titulares puedan dirigirse para plantear sus preguntas e inquietudes. Es responsabilidad del área encargada mantener una comunicación continua con los titulares, informándoles sobre el estado actual de la vulneración y notificándoles cuando esta haya sido resuelta. Además, se debe informar a los titulares sobre las acciones que se tomarán para garantizar su conocimiento y participación en el proceso.

5. DEBERES DE ABITMEDIA

1. Registrar ante la Superintendencia de Protección de Datos el protocolo de implementación de protección de datos de manera adecuada.
2. Implementar procesos planificados para mantener actualizados los datos personales de los usuarios de ABITMEDIA.
3. Garantizar al titular de los datos que puede ejercer sus derechos en cualquier momento, de acuerdo con lo establecido en la ley.
4. Solicitar y conservar una copia del consentimiento otorgado por el titular de los datos.
5. Informar de manera clara al titular sobre la finalidad de la recolección de datos y sus derechos al otorgar su consentimiento.
6. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Actualizar la información cuando se reporten novedades respecto a los datos suministrados previamente por el titular, y adoptar las medidas necesarias para mantenerla actualizada.
8. Rectificar la información en caso de que sea incorrecta.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular en todo momento.
10. Gestionar las consultas y reclamos presentados por los titulares.
11. Informar al titular, a solicitud suya, sobre el uso dado a sus datos.
12. Cumplir con las políticas y principios de seguridad establecidos tanto internamente como aquellos comprometidos con el responsable del tratamiento, en concordancia con la protección de datos personales.
13. Utilizar los datos con el propósito para el cual fueron entregados por el responsable del tratamiento.
14. Notificar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información de los titulares.

6. LOS ENCARGADOS

En este apartado, Abitmedia establecerá las directrices para sus colaboradores, quienes serán responsables del tratamiento de los datos personales en el contexto de las relaciones comerciales y contractuales establecidas con la empresa.

Para ABITMEDIA, es fundamental que aquellos designados como encargados comprendan tanto sus obligaciones como sus derechos, así como los lineamientos generales bajo los cuales deben operar en su calidad de encargados

El rol de encargado se dará por finalizado para cualquier colaborador de ABITMEDIA que participe en el tratamiento de los datos personales del titular.

6.1 Responsabilidades del encargado

1. De acuerdo con la normativa vigente sobre protección de datos personales y la jurisprudencia asociada, tanto el responsable como el Encargado del tratamiento de los datos personales, en este caso ABITMEDIA, comparten una responsabilidad solidaria frente al Titular de los datos. Esto abarca aspectos como la veracidad, integridad, finalidad e incorporación de los datos personales, así como su tratamiento (uso, recolección, almacenamiento, circulación y eliminación), todo ello bajo la premisa de que cualquier uso debe contar con el consentimiento expreso del Titular.
2. El Encargado se compromete con ABITMEDIA a verificar el estado de entrega de los datos personales, así como a implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección de los datos, en conformidad con los acuerdos contractuales establecidos con ABITMEDIA.
3. El Encargado deberá disponer de todas las medidas físicas y tecnológicas necesarias para asegurar la protección de los datos personales. Asimismo, se espera que ejerza la máxima diligencia en la ejecución de sus funciones con respecto a la protección y seguridad de los datos personales, tanto en bases de datos digitales como físicas.

Cualquier acción que vaya en contra de las políticas establecidas aquí, o su omisión, implicará la responsabilidad del Encargado.

6.2 Obligaciones del encargado

1. Informar a ABITMEDIA sobre el proceso que se seguirá para el uso de los datos personales.
2. Comunicar a ABITMEDIA cualquier reclamo o consulta realizado por el Titular de los datos.
3. Implementar un proceso adecuado para salvaguardar la seguridad de los datos personales proporcionados.
4. Ejercer la máxima diligencia en el tratamiento de los datos personales proporcionados por ABITMEDIA.
5. Asegurar que se cuenten con medidas de seguridad adecuadas para el tratamiento de los datos personales, tanto físicas como digitales.
6. Garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a la finalidad establecida por ABITMEDIA.
7. Cumplir en todo momento con las instrucciones proporcionadas por ABITMEDIA en materia de tratamiento de datos personales.
8. Proteger en todo momento la privacidad, buen nombre y demás derechos similares del Titular de los datos.
9. Solicitar la firma de acuerdos de confidencialidad a contratistas o empleados que, en el ejercicio de sus funciones, traten datos personales proporcionados directamente por el Encargado.
10. Informar de manera inmediata cualquier incidente o vulneración detectada en relación con los datos personales proporcionados por ABITMEDIA.
11. Abstenerse de entregar los datos personales enviados por ABITMEDIA a terceros, a menos que exista una disposición expresa de ABITMEDIA que lo requiera.
12. Destruir la información una vez finalizada la ejecución del contrato con ABITMEDIA, sin conservar copias de los datos personales bajo ninguna circunstancia.

7. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL:

De conformidad con el capítulo III de la Ley Orgánica de Protección de Datos, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

1. Derecho a la información. – El titular de datos personales tiene derecho a ser informado conforme los principios de lealtad y transparencia.
2. Derecho de acceso.- El titular tiene derecho a conocer y a obtener, gratuitamente, del responsable de tratamiento acceso a todos sus datos personales y a la información detallada en el artículo precedente, sin necesidad de presentar justificación alguna. El responsable del tratamiento de datos personales deberá establecer métodos razonables que permitan el ejercicio de este derecho, el cual deberá ser atendido dentro del plazo de quince (15) días.
3. Derecho de rectificación y actualización. – El titular tiene el derecho a obtener del responsable del tratamiento la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos.
4. Derecho de eliminación. – El titular tiene derecho a que el responsable del tratamiento suprima sus datos personales.
5. Derecho de oposición.- El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales,
6. Derecho a la suspensión del tratamiento. – El titular tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos.
7. Derecho de consulta.- Las personas tienen derecho a la consulta pública y gratuita ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales, de conformidad con la presente Ley.
8. Derecho a la portabilidad.- El titular tiene el derecho a recibir del responsable del tratamiento, sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica
9. Derecho a no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en usted

¿Cuál es el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización? En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, ABITMEDIA, determina que el procedimiento para atender peticiones, consultas o reclamos por parte de Titulares, las peticiones, quejas, reclamos, las solicitudes de actualización, eliminación de datos, felicitaciones, agradecimientos, junto con la solicitud de la oposición de la Autorización, serán recibidas de la siguiente manera:

1. Remitiendo una solicitud/petición escrita a la siguiente dirección física de ABITMEDIA, la cual deberá estar acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
   

   Quito

   Calle Mariana de Jesús E7-8, Sector La Pradera, Pradera. Edificio Business Plus, No. Oficina: 506, Piso 5.

2. Enviando un correo electrónico a protecciondedatos@abitmedia.cloud con la solicitud/petición correspondiente adjuntando una copia del documento de identidad del Titular.

Estas solicitudes, serán atendidas y tramitadas bajo las regulaciones expresas de la Ley Organiza de Protección de Datos Personales y su Reglamento, así como las Resoluciones que promulgue la Autoridad de Protección de Datos, para tal efecto la solicitud/petición deberá incluir los siguientes datos:

• Identificación del Titular o del representante (Nombres y apellidos completos, número de cédula de identidad o pasaporte y dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones) Así también se incluirán los datos de la o del representado.
• Descripción clara y precisa de datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos y cualquier elemento que facilite la localización de los datos personales en la institución, mediante los cuales usted haya provisto.
• Explicación clara y precisa de su petición.
• Identificación del derecho o derechos que desea ejercer.
• Incluir documentos que acreditan identidad y representación legal.

El titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales en cualquier momento, y ABITMEDIA deberá atender la consulta en el plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma. ABITMEDIA podrá requerir la aclaración o ampliación de la información al titular, contenida en la solicitud, dentro de cinco (5) días de recibida la solicitud. En consecuencia, el titular contará con el término de diez (10) días, a partir del día siguiente al que recibió la notificación, para aclarar o completar. En el caso de que el titular aclare o complete dentro del término concedido, la solicitud será atendida por ABITMEDIA dentro del plazo correspondiente, si el titular no presenta la aclaración se archivara la solicitud. El requerimiento que no sea atendido podrá ser archivado mediante notificación debidamente fundamentada al titular. Esto no impide la presentación de una nueva solicitud por parte del titular.

8. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS:

Conservaremos tus datos personales mientras no solicites su cancelación como titular del dato y/o en tanto sean necesarios para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados.

No guardamos datos personales más de lo necesario para cumplir con el fin por el cual dichos datos fueron recabados, a menos que por razones contractuales, legales o regulatorias, se requiera que la información personal sea eliminada por períodos de tiempo determinados ((por ejemplo, hasta 7 años para cumplimiento de obligaciones tributarias ante el SRI).

9. TRANSFERENCIA O COMUNICACIÓN DE LOS DATOS:

ABITMEDIA no venderá, intercambiará o compartirá la información personal del titular excepto en las formas establecidas en esta Política.

ABITMEDIA colaborará con las autoridades competentes con el fin de salvaguardar la integridad y la seguridad de la comunidad y la de sus titulares de los datos. Sin perjuicio de ello, puede suceder en virtud de órdenes judiciales, cuando se encuentre permitido por ley, o en caso de prevención de lavado de activos o financiamiento del terrorismo, por lo que podrá revelar la información personal a las autoridades o terceras partes sin el consentimiento del titular.

10. RESGUARDO, SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Y EJERCICIO DE DERECHOS:

En ABITMEDIA nos tomamos muy en serio la seguridad de sus datos personales. En cumplimiento del principio de seguridad de datos) y responsabilidad proactiva, hemos implementado medidas técnicas, físicas, organizativas y jurídicas apropiadas para proteger su información contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado.

Nuestras medidas de seguridad se revisan periódicamente e incluyen, entre otras:

• Gestión de Accesos y Control: Aplicamos políticas estrictas de «mínimo privilegio», garantizando que el acceso a sus datos personales esté limitado exclusivamente al personal y proveedores que necesiten conocerlos para el cumplimiento de sus funciones laborales o contractuales.
• Minimización de Datos: Recopilamos y tratamos únicamente los datos que son estrictamente necesarios, adecuados y pertinentes para los fines informados, evitando el procesamiento de información excesiva.
• Seudonimización: Cuando la naturaleza del tratamiento lo permite, aplicamos técnicas de seudonimización para que los datos personales no puedan atribuirse a un titular específico sin utilizar información adicional, la cual figura por separado y está sujeta a medidas técnicas para garantizar su no vinculación.
• Eliminación Segura y Trituración: Una vez cumplida la finalidad del tratamiento o los plazos legales de conservación, garantizamos la destrucción irreversible de la información. Para documentos físicos, empleamos procesos de trituración mecánica que hacen ilegible la información; para soportes digitales, aplicamos técnicas de borrado seguro.

Si bien nos esforzamos por proteger su información personal, debe tener en cuenta que ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro. Sin embargo, contamos con procedimientos para detectar y gestionar cualquier incidente de seguridad, notificándole a usted y a la Autoridad competente en los plazos legales establecidos en caso de que ocurra una vulneración que ponga en riesgo sus derechos.

11. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

Nos reservamos el derecho a cambiar los términos de esta política de privacidad, en cualquier momento. Publicaremos la política de privacidad revisada en nuestro sitio web y la última fecha de revisión se actualizará, de manera que usted sea capaz de entender qué información recolectamos, cómo usamos su información y bajo qué circunstancias podemos compartir su información con otros. Le notificaremos de cualquier cambio sustancial, por medio de una notificación emergente en el sitio web, anunciando que la política de privacidad cambió y dirigiremos su atención a los cambios.

Es importante que los datos personales que tenemos sobre usted sean precisos y estén actualizados. Manténganos informados, si sus datos personales cambian durante su relación con nosotros.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.

13. GLOSARIO:

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley Orgánica de Protección de Datos y su Reglamento, tal como se transcriben a continuación:

1. Anonimización: La aplicación de medidas dirigidas a impedir la identificación o Re-identificación de una persona natural, sin esfuerzos desproporcionados.
2. Base de datos o fichero: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
3. Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.
4. Dato genético: Dato personal único relacionado a características genéticas heredadas o adquiridas de una persona natural que proporcionan información única sobre la fisiología o salud de un individuo.
5. Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
6. Datos personales crediticios: Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.
7. Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos, datos relativos a las personas apátridas y refugiados que requieren protección internacional, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
8. Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.
9. Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
10. Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con datos personales.
11. Seudonimización: Tratamiento de datos personales de manera tal que ya no puedan atribuirse a un titular sin utilizar información adicional, siempre que dicha información adicional, figure por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o identificable.
12. Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
13. Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
15. Vulneración de la seguridad de los datos personales: Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales.

APROBADO POR: ABITMEDIA S.A.